Trzy kwestie, które każdy pracodawca musi rozwiązać w celu przejścia do trybu pracy zdalnej

Pracodawcy mogą być zaniepokojeni wyzwaniami związanymi z zarządzaniem zespołem pracowników pracujących z domu. Bez przygotowania się do pracy w rozproszonym terytorialnie zespole może istnieć ryzyko obniżenia wydajności, zmniejszenia bezpieczeństwa oraz nieodpowiedniego wsparcia w zakresie zdrowia i dobrego samopoczucia. Aby zapobiec tym problemom, potrzebne są odpowiednie zasady, narzędzia i sprzęt. Po wykonaniu tych kroków praca zdalna może być dużym sukcesem.

Biuro podróży Ctrip przeprowadziło próbę, w której połowa ich personelu pracowała z domu przez dziewięć miesięcy, z wyjątkiem jednego dnia w tygodniu. Druga połowa pracowała w biurze. W ciągu dwóch lat naukowcy stwierdzili poprawę wydajności o 13% u osób pracujących z domu. Rezygnacje tych pracowników były o 50% mniejsze, co skutkowało dużymi oszczędnościami dotyczącymi rekrutacji i szkolenia nowych pracowników.

Pracodawcy mogą przygotować firmę na sukces, przygotowując się w trzech kluczowych obszarach: komunikacji, bezpieczeństwa i dobrego samopoczucia.

1.   Komunikacja

Mogą być potrzebne zasady pracy zdalnej, aby upewnić się, że wszyscy trzymają się tych samych zasad, jeśli chodzi o komunikację, ochronę danych i sprzętu oraz spełnianie wymogów prawnych. Jedno z badań wykazało, że 63% firm ma pracowników zdalnych, a ponad połowa z nich (57%) nie ma wdrożonych zasad pracy zdalnej.

Mogą one obejmować:

-          Potrzebę pracy w cichym, wolnym od rozpraszania uwagi środowisku

-          Potwierdzenie, że połączenie internetowe jest odpowiednie

-          Koncentrację uwagi na pracy w wyznaczonych godzinach

-          Komunikację za pośrednictwem uzgodnionych kanałów

-          Codzienną aktualizację aktywności w folderach udostępnionych

-          Przestrzeganie zasad ochrony danych, poufności i innych zasad dotyczących zatrudnienia

-          Opieka nad majątkiem firmy

-          Wymagania ubezpieczeniowe dotyczące korzystania ze sprzętu firmowego

Komunikacja podczas pracy zdalnej ma duże znaczenie. W rzeczywistości była to najczęściej udzielana odpowiedź przez 38 firm pracujących zdalnie, kiedy zapytano ich, jak odnoszą sukcesy pracując z domu. Większość z tych firm korzysta z narzędzi do współpracy, takich jak Slack, Zoom,  Google Hangouts  i  Skype, aby współpracownicy mogli pozostać w kontakcie, zapewniając, że projekty zakończą na czas.

Pracownicy pracujący zdalnie również chcą być na bieżąco z rozwojem biznesu. W jednym z badań pracowników zdalnych aż 39% osób uznało brak informacji od kierownictwa za największą przeszkodę. Kolejne 38% wskazało terminowość informacji jako główny problem. Jednym ze sposobów na utrzymanie wszystkich w ryzach są codzienne 15-minutowe rozmowy wideo między członkami zespołu, podobne do spotkań „stand-up” podczas zwinnego zarządzania projektami (AGILE). Pozwalają one każdemu członkowi zespołu krótko powiedzieć, co zrobił wczoraj, co planuje zrobić dzisiaj oraz wskazać ewentualne przeszkody/blokery w realizacji bieżących zadań.

2. Zabezpieczenia

Twoja firma może już mieć wirtualną sieć prywatną (VPN) do szyfrowanych połączeń między komputerami pracowników, a systemem informatycznym. Jeśli potencjalnie zwiększasz liczbę pracowników korzystających z sieci VPN jednocześnie, może być konieczne wykupienie większej liczby licencji dla użytkownika lub zwiększenie pojemności serwera. Jednak bezpieczeństwo danych i zgodność z RODO wykraczają poza to. Pracownicy zdalni muszą zarządzać bezpieczeństwem przechowywania i niszczenia dokumentów. Każdy, kto korzysta z osobistych lub poufnych dokumentów, będzie potrzebował niszczarki, aby bezpiecznie zarządzać niepotrzebnymi już dokumentami zawierającymi dane osobowe. Dane osobowe to wszelkie informacje identyfikujące osobę fizyczną, zarówno klienta, pracownika, jak i współpracownika. Wszystko, co może zidentyfikować kogoś, zawiera się w tej kategorii, w tym zdjęcia, nazwiska, adresy, numery telefonów, transakcje lub aktywność w mediach społecznościowych. Jeśli ludzie muszą przechowywać dokumenty służbowe (szczególnie poufne) w domu, powinny one być zabezpieczone w kartonach z pokrywkami lub powinien być zapewniony bezpieczny transfer plików. Dokumenty pozostawione w domu mogą doprowadzić do naruszenia ustawy o ochronie danych osobowych, a przechowywanie ich we właściwy sposób zmniejsza to ryzyko.

3. Dobre samopoczucie

Jednym z czynników, które nie powinny być pomijane, gdy ludzie pracują z dala od biura jest ich zdrowie i dobre samopoczucie. Zwrot z inwestycji w ergonomię (ROI) pokazuje, że kiedy zapewniasz pracownikom narzędzia i akcesoria do wygodnej pracy, są szczęśliwi i bardziej produktywni. To jest dobre dla Twojego biznesu. Ważne jest, aby upewnić się, że twoja polityka pracy zdalnej prowadzi do dobrostanu, ponieważ zaburzenia układu mięśniowo-szkieletowego są jedną z najczęstszych przyczyn niepełnosprawności, zwolnień lekarskich i wcześniejszego przejścia na emeryturę.

Ocena ryzyka na stanowisku pracy jest wymogiem prawnym na mocy dyrektywy UE 90/270/EWG. Pomaga utrzymać odpowiednie warunki pracy i obniżyć absencję pracowników, podnosząc przy tym produktywność. Jeśli któryś z waszych pracowników potrzebuje ergonomicznych akcesoriów do komfortowej pracy tj. podnóżek, podstawa pod monitor, czy laptop powinny one być również przeznaczone do pracy z domu.

Poprzez wspieranie dobrej komunikacji, bezpieczeństwa i dobrego samopoczucia, Twoje działania pomogą rozproszonym lokalizacyjnie pracownikom osiągnąć sukces!

Źródło:

Biuro podróży studium zdalnej pracy: https://www.gsb.stanford.edu/insights/why-working-home-future-looking-technology

Komunikacja dla firm pracujących zdalnie: https://blog.proven.com/remote-work

Zdalna ankieta/informacje o pracownikach: https://lp.servicemax.com/rs/020-PCR-876/images/WP-Zinc-Communication_Trends_Across_Deskless_Workers.pdf

Spotkania stand up: https://www.atlassian.com/agile/scrum/standups

Zasady pracy zdalnej: https://www.slideshare.net/upwork/2018-future-workforce-report-hiring-manager-insights-on-flexible-and-remote-work-trends/1